Atención al cliente,

CLAVES PARA MANEJAR QUEJAS

Ing. Francisco P. Saitta

Las pautas culturales de esta sociedad globalizada, están indicando la necesidad de mejorar continuamente todos los procesos productivos como así también los servicios que el hombre brinda al entorno. Por ello no escapa que una de las tantas actividades que se dan diariamente, como es la atención al cliente, debe ser mejorada y especializada a los efectos de poder no sólo captar nuevos clientes, sino algo quizá más importante, mantener los ya conseguidos.

Si buceamos en la literatura sobre temas relacionados con la atención al cliente veremos que se ha logrado detectar que un cliente que se retira disgustado con la atención recibida, comenta dicho incidente entre aproximadamente 10 conocidos y que de ellos aproximadamente 6 o 7 no van a concurrir a la empresa aludida. En cambio un cliente satisfecho lo comenta con 3 o 4 personas a lo sumo. Esto nos está diciendo de la importancia de capacitarse en técnicas para el manejo de quejas.

Dentro de estas habilidades que suelen desarrollarse mediante técnicas de role-playing, aparecen claves o pasos básicos que es necesario profundizar. Por ejemplo tenemos como primer escalón el aprender a escuchar atentamente al cliente. Esta acción de escuchar conforma uno de los pilares que hacen al éxito de una buena comunicación. Cuando se establece un proceso de comunicación donde un emisor (el cliente) codifica un mensaje, lo envía por distintos medios para que lo reciba un receptor (el empleado) y lo decodifique (lo comprenda) y a continuación le realice un retorno (feedback), se hace necesario que este último precisamente, haga una buena decodificación, y para ello deberá aprender a escuchar atentamente, que uno de los pasos básicos en la interpretación del mensaje recibido.

Otro de los aspectos que se deberán aprender es a observar atentamente al cliente, ya que todo sus gestos, miradas, posturas hacen a lo que se denomina comunicación no verbal, que también es muy importante en el momento de interpretar, qué es lo que desea la persona que viene a plantear una queja. Habrá que tener en cuenta que junto con el problema que nos plantean se mezclan una serie de sentimientos que pueden tener múltiples causas (problemas familiares, problemas económicos, problemas surgidos de alguna patología, etc.).

La persona que deba atender a clientes, y más a clientes que plantean quejas, deberá comprender, que se están manejando sentimientos.

Otro aspecto a tener en cuenta es que se deberán aceptar los sentimientos del cliente y no se discutirá con él. aceptar los sentimientos del cliente y no se discutirá con él. Cuando a un cliente alterado se lo escucha atentamente y se lo observa asintiendo a sus reclamos, se logra ir bajando el nivel de tensión inicial y por lo tanto se comienza a controlar la situación. Hay que tener bien en claro que el cliente con una queja no está accionado contra la persona del empleado, sino contra un sistema cultural dentro del cual se encuentra la empresa involucrada en el reclamo.

El hecho de contradecir al cliente solamente provocará una intensificación de sus sentimientos negativos, por lo que habrá que buscar la forma de que los mismos bajen su intensidad y una buena manera es lograr coincidir con el cliente en el planteo de la queja.

Si el vendedor encuentra concordancia en algunos de los argumentos que plantea el cliente, es muy conveniente decírselo y remarcarle que por ese motivo lo comprende. Por ejemplo sería muy conveniente decirle :" Lo que Ud. manifiesta es muy razonable y si me hubiera sucedido, con seguridad hubiera reaccionado como Ud. lo está haciendo o quizás lo hubiera hecho con mayor intensidad, por esa causa lo comprendo perfectamente."

Dentro de las claves que se deberán aprender para lograr manejar bien las quejas de los clientes, está en que el vendedor debería descubrir cuáles son los verdaderos sentimientos del cliente. Habría que preguntarse. ¿qué desea esta persona que yo haga por ella.? En este punto aparece la importancia de lo que se denomina la retroalimentación (feedback), o sea la respuesta que el empleado (receptor), le da al cliente (emisor) confirmándole que comprendió su queja, o sea el cuidado de repetirle los aspectos básicos de su queja para que aprecie que se lo entendió. Esto seguramente le dará al cliente una mayor tranquilidad y satisfacción porque sus quejas fueron atentamente escuchadas y comprendidas por el empleado.

Una vez logrado el claro entendimiento de la queja planteada habrá que entrar en acción sin demoras. Es la etapa de concretar una acción que de solución al problema planteado por el cliente, de lo contrario se provocará la frustración del mismo con un recrudecimiento de la situación conflictiva. Aquí se necesita que prime la sinceridad del empleado ya que prometer una solución que luego no se va a cumplir provoca un nuevo problema. También se puede presentar el caso de que el empleado no posea el nivel de conocimientos o de autoridad para resolver el problema planteado, por lo tanto habrá que estar capacitado para saber a qué persona hay que derivar para que le de la solución definitiva al problema. Son muy frecuentes los casos en que un cliente con una queja comienza a pasar de una sección a otra perdiendo tiempo (su tiempo tiene un valor) y no logrando ninguna solución a la queja, esto es muy evidente que incrementará su nivel de frustración y tensión que en última instancia la volcará sobre el último empleado que asuma el control de la situación.

Un último aspecto a tener en cuenta es que habrá que capitalizar la queja del cliente y tomarla como una oportunidad para crear en él una actitud positiva. Se podría finalizar la atención agradeciéndole al cliente el hecho de haber presentado la queja, y que la misma es un motivo para mejorar la atención que pretende brindar la empresa. El hecho de haber desarrollado una estrategia de manejo de quejas que muestre al cliente un sincero interés en aceptarla y darle solución rápida, creará en él una imagen positiva de la empresa a la cual la verá como interesada en solucionarle un problema y no solamente venderle un producto, por lo que seguramente dicho cliente reflejará su agradecimiento por el trato recibido, volviendo y recomendando a la empresa por la atención que le brindó.

En todo este tema del manejo de quejas habrá siempre que pensar cuánto cuesta hacer un nuevo cliente, por lo que el hecho de que lo perdamos nos implica aunque no lo podamos determinar una pérdida económica: 1) pérdida primaria por el cliente que se retiró con un problema sin solucionar y 2) pérdida secundaria por la pérdida que implica potenciales nuevos clientes que podrían haber venido, pero no lo harán por el simple comentario negativo del que se fue sin que le solucionaran el problema. Por lo tanto no solamente el saber manejar quejas es conveniente para dar una buena imagen de la empresa y poder competir mejor, sino también para evitar las pérdidas económicas que provoca un cliente enojado y que la mayoría de las veces no las tenemos presentes, pero que en la realidad existen.

En los cursos de capacitación para el manejo de quejas, se plantean con profundidad lo expuesto en este informe y principalmente se trabajan como dijimos al principio, con técnicas de role-playing sobre material en vídeo, lo que les permite a los participantes simular los roles de clientes quejosos y empleados que deben solucionarles el problema, además se comparan las técnicas que actualmente usa la empresa con las que se indican como exitosas, aplicadas por empresas extranjeras, lo que permite detectar perfectamente los desvíos que se están dando y a través de dicha detección promover su corrección.